QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG: Văn bản điện tử cần phải chuẩn hóa

Thứ Năm, 28 tháng 11, 2013

Văn bản điện tử cần phải chuẩn hóa

Các cơ quan Nhà nước đã và đang tăng cường hoạt động sử dụng, trao đổi văn bản điện tử nhưng vẫn chưa quan tâm đúng mức tới sự cần thiết phải chuẩn hóa văn bản điện tử để giúp các hệ thống thông tin có thể dễ dàng "nói chuyện" một cách liên thông với nhau.

Văn bản điện tử dần thay thế văn bản giấy

Việc sử dụng văn bản điện tử giúp xử lí công việc nhanh, hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn khi giảm phát hành văn bản giấy. Bởi vậy, thời gian qua, nhiều cơ quan Nhà nước đã tích cực triển khai sử dụng văn bản điện tử.

Điển hình như tại TP HCM, từ đầu năm 2013 đến nay, số lượng văn bản điện tử được Văn phòng UBND Thành phố gửi đến 99 đơn vị là 21.326 văn bản, bình quân khoảng 350 văn bản/tuần. Chỉ tính trong 6 tháng đầu năm 2013, Văn phòng UBND Thành phố đã tiết kiệm so với cùng kì 2012 được 71% văn bản sao y, 60% chi phí in siêu tốc, gần 450 triệu đồng tiền cước văn thư và hơn 50 triệu đồng tiền giấy in. Mỗi năm, phần mềm Hệ chương trình quản lí văn bản hồ sơ kết nối giữa UBND Thành phố với các đơn vị nhập hơn 90.000 văn bản đến và gần 50.000 văn bản đi, giúp lãnh đạo nắm bắt được quá trình luân chuyển, xử lí hồ sơ, tra cứu nhanh văn bản, đôn đốc thực hiện đúng hạn và hiệu quả các văn bản chỉ đạo điều hành…

Một điển hình khác là tại Thái Bình, ngày 6/5/2013, UBND tỉnh đã ban hành công văn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình. Theo đó, từ ngày 1/6/2013, các cơ quan, đơn vị đã tham gia vào hệ thống mạng vãn phòng điện tử liên thông chỉ gửi, nhận dưới dạng giấy một số loại văn bản gồm văn bản mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo. Bên cạnh đó, chỉ gửi, nhận dưới dạng điện tử các loại văn bản gồm lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập các cuộc họp, các loại văn bản để biết, để báo cáo, giới thiệu chữ kí, trụ sở làm việc.

Để đẩy mạnh việc triển khai hiệu quả, đồng bộ văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước, trung tuần tháng 11/2013, Thủ tướng Chính phủ vừa yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương từ năm 2014, có ít nhất 55% văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và đến hết năm 2015 phấn đấu đạt mức 80% (trong đó văn bản điện tử dạng ảnh quét, số hoá từ văn bản giấy chiếm ít hơn 50% tổng số văn bản điện tử được trao đổi nội bộ).

Trước Q1/2014, trừ các loại văn bản có quy định mật, 100% các văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để giải quyết công việc và 50% văn bản trao đổi giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngoài bộ hồ sơ giấy, đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản.

Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc các Bộ, cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương với nhau: Trong năm 2014 đạt 30% số văn bản, tài liệu chính thức hoàn toàn dưới dạng điện tử, 35% số văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm bản giấy; cuối năm 2015 đạt ít nhất 50% số văn bản được trao đổi dưới dạng hỗn hợp.

Trong giai đoạn 2013 - 2015, các Bộ, ngành, địa phương phấn đấu đạt mục tiêu 60% văn bản, hồ sơ chính thức trình lên các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh để giải quyết công việc ngoài bản giấy đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ trình; từng bước mở rộng phạm vi áp dụng đối với văn bản trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và cấp xã.

Khó trao đổi liên thông nếu không có chuẩn

Đề cập tới câu chuyện văn bản điện tử, hầu hết các cơ quan Nhà nước thường chỉ quan tâm tới việc tăng nhanh số lượng văn bản được trao đổi dưới dạng điện tử chứ chưa hiểu rõ hoặc chưa để ý tới việc phải tạo chuẩn và tuân theo chuẩn cần thiết đối với văn bản điện tử, dẫn tới hiện trạng nhiều hệ thống thông tin hoặc quản lí văn bản không thể trao đổi văn bản điện tử với nhau.

Theo một khảo sát mới đây về hiện trạng sử dụng các phần mềm quản lí văn bản hành chính do Viện Công nghiệp Phần mềm & Nội dung số - Bộ TT&TT tiến hành khảo sát tại 63 đơn vị ở Hà Nội (gồm 42 đơn vị thuộc cấp xã phường và 21 đơn vị cấp quận huyện) thì các phần mềm đều xây dựng kho dữ liệu văn bản điện tử riêng, không cho phép các giải pháp phần mềm khác nhau chia sẻ, trao đổi được dữ liệu văn bản điện tử (trong khi kho dữ liệu văn bản điện tử đúng nghĩa thì phải được sử dụng chung cho mọi hoạt động của cơ quan liên quan tới phần mềm, dịch vụ, chứ không phải chỉ là một bộ phận của bất cứ phần mềm ứng dụng phục vụ tác nghiệp nào). Để khắc phục, một số nơi áp dụng giải pháp xuất văn bản điện tử ra tệp và gửi cho phần mềm quản lí văn bản của cơ quan khác thông qua email. Song cách làm này khiến cho hệ thống thông tin trở nên phức tạp, xuất hiện thêm các nguy cơ mất an toàn an ninh thông tin.

Trước hiện trạng trên, Viện Công nghiệp phần mềm & Nội dung số đã đề xuất các cơ quan Nhà nước phải chuẩn hóa các hoạt động tạo lập, lưu trữ, xử lí và trao đổi văn bản hành chính điện tử; chuẩn hóa và xây dựng kho dữ liệu văn bản điện tử dùng chung, quy định các phần mềm không được thiết kế riêng kho dữ liệu văn bản điện tử mà phải sử dụng dữ liệu của kho chung, và các phần mềm ứng dụng trong cơ quan Nhà nước cần được thiết kế để sử dụng dữ liệu từ kho chung, tuân thủ các chuẩn về tạo lập và xử lí văn bản điện tử.

Cũng liên quan tới vấn đề này, ông Lê Hoàng Ngọc, Phó Giám đốc Sở TT&TT Đồng Nai đề xuất cơ quan quản lí Nhà nước phải có chuẩn đặc tả đối với phần mềm quản lí văn bản mang tính chất dùng chung để các nhà sản xuất phần mềm có sở cứ thống nhất và thiết kế ra những phần mềm có thể liên thông trao đổi văn bản điện tử với nhau.

Ghi nhận những đề xuất nêu trên, ông Nguyễn Thành Phúc, Cục trưởng Cục Ứng dụng CNTT, Bộ TT&TT cho biết Bộ TT&TT đã ban hành tiêu chuẩn ở mức khung, hiện đang thu thập ý kiến đóng góp cụ thể về mô tả dữ liệu trường thông tin chi tiết hơn trong việc trao đổi văn bản, trao đổi dữ liệu điện tử để góp phần cải thiện hiện trạng liên thông, trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước, góp phần sớm hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử tại Việt Nam.

Ngày 4/1/2011, Bộ TT&TT đã ban hành Danh mục Tiêu chuẩn kĩ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước, trong đó có một số quy định tiêu chuẩn đối với văn bản như bắt buộc áp dụng định dạng Plain Text (.txt) đối với các tài liệu cơ bản không có cấu trúc; định dạng Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8, 1.9.1 đối với các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác nhau; định dạng Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 đối với các tài liệu chỉ đọc; định dạng Comma Separated Variable/Delimited (.csv) đối với các bảng tính cần trao đổi giữa các ứng dụng khác nhau... Tuy nhiên, nhiều ý kiến từ các cơ quan Nhà nước đề nghị Bộ TT&TT cần có quy định mô tả chi tiết hơn về các tiêu chuẩn đối với văn bản điện tử.

Theo ICTnews

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG

QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN

QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN Nỗ lực tìm một CEO (tổng giám đốc) chuyên nghiệp với kỳ vọng người này sẽ đồng hành, gắn bó lâu dài là tâm lý chung của đa số doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, trên thực tế, những cuộc “hôn nhân” đó đều chấm dứt chỉ sau một thời gian ngắn. Khi có sự thay đổi lớn về chiến lược, chẳng hạn như tái cấu trúc, chuẩn bị mua bán – sáp nhập, mở rộng vốn đầu tư và thị trường, các chủ doanh nghiệp thường có nhu cầu tìm kiếm một tướng giỏi để giúp họ lèo lái công việc. Song, khi đã thành công hoặc tạm thành công với chiến lược mới, dấu hiệu rạn nứt giữa đôi bên bắt đầu xảy ra và CEO phải ra đi. Ông Robert Trần, CEO Công ty Robenny khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyên tư vấn và cho thuê CEO, khuyên, các ông chủ doanh nghiệp đừng quá kỳ vọng vào một cuộc hôn nhân bền vững, lâu dài. “Doanh nghiệp Việt nên thay đổi quan niệm, chọn đúng CEO vào đúng từng giai đoạn phát triển của công ty”, ông nói. Đây cũng là cách thức mà các nước phát triển đã áp dụng thành công.

Khi nào tôi cần thuê CEO?
Nam Long là một tập đoàn chuyên đầu tư và kinh doanh bất động sản đã trải qua 18 năm tồn tại, có 8 công ty con và đang hoạt động mạnh trong 3 lĩnh vực: phát triển quỹ đất, nhà ở và các dự án văn phòng, trung tâm thương mại. Với quy mô ngày càng lớn, ông Nguyễn Xuân Quang, Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Long, cho biết ông muốn tìm một CEO chuyên nghiệp nhưng 5 năm rồi vẫn chưa tìm được.
Không giống như Nam Long, các công ty như Đồng Tâm, Giấy Sài Gòn đều đã thuê CEO, nhưng rồi họ cũng ra đi. Sau các cuộc chia tay đó, ông Võ Quốc Thắng, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Đồng Tâm và ông Cao Tiến Vị, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Giấy Sài Gòn, đã có những trải nghiệm quý giá chia sẻ với gần 200 doanh nhân tại buổi Tọa đàm “Finding CEO – Gian nan đường tìm tướng giỏi” do Nhịp Cầu Đầu Tư tổ chức vào cuối tháng 10 vừa qua.
Theo ông Robert Trần, mỗi doanh nghiệp đều trải qua 3 giai đoạn phát triển: bắt đầu phát triển, phát triển và phát triển bền vững. Ở mỗi giai đoạn doanh nghiệp sẽ có mục tiêu khác nhau nên nhu cầu thuê CEO cũng khác nhau. Theo ông, đa số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam hiện nay ở giai đoạn đang phát triển, nhưng chính xác là vào đầu, giữa hay cuối giai đoạn thì chủ doanh nghiệp cần phải xác định rõ.
Năm 2007, Đồng Tâm là 1 trong 2 doanh nghiệp lớn của Việt Nam được Bộ Khoa học Công nghệ chọn triển khai thí điểm dự án “Vươn tới đỉnh cao” (BiC – Best in Class), xây dựng những thương hiệu lớn của Việt Nam vươn lên tầm khu vực. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải tái cấu trúc dây chuyền sản xuất, nhân sự… Chủ tịch Võ Quốc Thắng đã mời ông Etienne Lucien Laude (quốc tịch Pháp), từng là CEO Công ty Thiết bị Điện Schneider Vietnam, về giữ chức CEO của Đồng Tâm.
Về Đồng Tâm tháng 8.2008, ông Laude đã bắt tay triển khai module đầu tiên về quản lý sản xuất theo BiC, giúp tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, hạn chế tồn kho… Tuy nhiên, cuối tháng 9 vừa qua, Tập đoàn Đồng Tâm đã kết thúc hợp đồng 2 năm với CEO người Pháp này, dù những module quan trọng của quá trình tái cấu trúc vẫn chưa kết thúc.
Giống như Đồng Tâm, đầu năm 2003, Giấy Sài Gòn tiến hành cổ phần hóa, ông Vị đã bắt đầu nghĩ đến việc thay đổi mô hình quản trị từ gia đình sang kiểu quản lý chuyên nghiệp thường thấy ở nhiều tập đoàn đa quốc gia, thuê CEO điều hành Công ty, còn ông lui về làm chiến lược. Đến năm 2008, Giấy Sài Gòn quyết định tăng vốn, mở rộng đầu tư và đã mời ông Trần Xuân Nam về làm CEO. Ông Nam từng là giám đốc tài chính của nhiều công ty lớn như Đồ gỗ Scancom Việt Nam (Đan Mạch), Coca-Cola Việt Nam, Tập đoàn Kinh Đô và là Phó Giám đốc Công ty Gỗ Trường Thành. Với kinh nghiệm và chuyên môn về tài chính, ông Nam đã rất thành công trong việc huy động vốn cho Công ty. Tuy nhiên, khi Giấy Sài Gòn đặt ra chỉ tiêu duy trì và tăng trưởng doanh thu trong thời kỳ khủng hoảng tài chính toàn cầu thì sở trường tài chính của vị CEO mới không còn phù hợp. Cuối năm 2008, ông Nam từ chức.
Lúc này, ông Vị đã mời ông Huỳnh Văn Rô, vốn giỏi trong lĩnh vực bán hàng, về thay ông Nam. Năm 2008, dưới thời ông Rô, tốc độ tăng trưởng của Giấy Sài Gòn có phần ổn định, song tình hình nhân sự lại có nhiều xáo trộn, không ít người giỏi đã ra đi. Đến cuối năm 2009 ông Rô cũng rời Giấy Sài Gòn, ông Vị lại trở về với vai trò CEO.
Cũng với mục đích thay đổi chiến lược, năm 2009, Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa quyết định mở rộng thị trường ở nước ngoài, tham vọng xây dựng thương hiệu toàn cầu và mời ông Đỗ Hòa về làm CEO. Ông Hòa từng có hơn 10 năm làm CEO cho các công ty thương mại nước ngoài và Giám đốc Chiến lược Khu vực Đông Nam Á cùng với New Zealand và Úc của Tập đoàn Shell (Hà Lan) suốt 9 năm, trong đó có 2 năm làm chuyên gia cao cấp của Shell tại Indonesia. Tuy nhiên, sau 1 năm, ông Hòa cũng rời Kềm Nghĩa với lý do không đồng quan điểm về chiến lược phát triển của Công ty. Sau 1 năm ông Hòa làm CEO, doanh số của Kềm Nghĩa đã tăng từ 13% lên 21%, ngay trong giai đoạn khủng hoảng tài chính toàn cầu và doanh số của toàn ngành lúc đó giảm đến 40%.
Dù đều có kết cục chung đường ai nấy đi, nhưng sau những cuộc chia tay này ông Robert Trần cho rằng, các ông chủ doanh nghiệp nói trên vẫn đạt được những thành công nhất định vì đã chọn đúng CEO vào đúng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đến đây một câu hỏi khó lại được đặt ra là biết tìm ở đâu những CEO như vậy.
CEO đến từ đâu?
Theo ông Robert Trần, có 3 nguồn thuê CEO là người Việt làm quản lý tại các công ty đa quốc gia, Việt kiều và nhà quản lý người nước ngoài.
Nhóm CEO người Việt có mặt mạnh là am hiểu thị trường, có nhiệt huyết và tham vọng phát triển nhanh. Đặc biệt, họ cùng có chung ngôn ngữ, am hiểu văn hóa làm việc của người Việt. Trong khi đó, các CEO là Việt kiều đa số có kinh nghiệm quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia và lợi thế của họ là giỏi ngoại ngữ, biết văn hóa làm việc ở trong nước và cả nước ngoài. Cuối cùng là CEO người nước ngoài, với lợi thế được đào tạo và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp của các tập đoàn đa quốc gia, hiểu thị trường nước ngoài.