QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG: 10 phím tắt bàn phím “bất hủ” cho Word và Excel

Thứ Ba, 28 tháng 10, 2014

10 phím tắt bàn phím “bất hủ” cho Word và Excel

1. Undo & Redo

Nhấn phím Alt để truy xuất vào các biểu tượng trên thanh Ribbon.

Đối với người dùng phần mềm văn phòng Word và Excel, công việc chính của họ là nhập văn bản hay số liệu nên việc gặp lỗi khi gõ là một vấn đề thường xuyên. Hai phím tắt mà bạn thường phải sử dụng nhất để "hoàn tác" hay "khôi phục" lại thao tác vừa thực hiện trong các phần mềm này là Undo và Redo, lần lượt là các tổ hợp phím tắt bàn phím Ctrl-Z và Ctrl-Y.

Biểu tượng Ribbon của các phím tắt này nằm trên thanh Quick Access Toolbar. Trong Word và Excel, nút Undo được mô tả bằng một mũi tên cong chỉ về bên trái, còn nút Redo có biểu tượng mũi tên chỉ về bên phải nhưng hơi khác nhau giữa Word và Excel.

2. Find & Replace

Biểu tượng nút Undo, Redo cùng với Find & Replace nằm trên thanh Ribbon.

Việc chỉnh sửa sẽ trở nên tiện lợi hơn nếu sử dụng các tổ hợp phím tắt bàn phím Ctrl-F để tìm kiếm (Find) và Ctrl-H để thay thế (Replace). Các phím tắt để truy xuất nhanh đến tính năng Find trên thanh Ribbon là Alt-H-F-D-F để vào trình đơn Home --> Find --> Find, sử dụng cho cả Word và Excel. Trong khi đó, tính năng Replace trong Word có thể được truy xuất bằng phím tắt Alt-H-R để vào trình đơn Home --> Replace, còn trong Excel là Alt-H-F-D-R để vào trình đơn Home --> Find --> Replace.

3. Cut, Copy, Paste

Bạn có thể cắt, sao chép và dán một từ hay cụm từ bằng cách sử dụng các phím tắt Ctrl-C để sao chép, Ctrl-X để cắt và sau đó Ctrl-V để dán. Các phím tắt Ribbon để sao chép là Alt-H-C để vào trình đơn Home --> Copytrong Word, hay Alt-H-C-C để vào Home --> Copy --> Copy trong Excel; trong khi đó tổ hợp phím Alt-H-X để vào trình đơn Home --> Cut. Tổ hợp phím tắt để dán trong Word là Alt-H-V-K để vào trình đơn Home --> Paste --> Keep Source Formatting trong Word, và Alt-H-V-P để vào Home --> Paste --> Paste trong Excel. Lưu ý là Excel cung cấp thêm lên đến 14 tùy chọn Paste trong khi Word chỉ cung cấp 4 tùy chọn (Keep Source Formatting, Merge Formatting, Keep Text Only và Paste Special).

4. Select, Select All

Bạn có thể kết hợp phím tắt Select/Select All cùng với các nút Cut, Copy và Paste trên thanh Ribbon.

Một phím tắt khác cũng thường được sử dụng với các lệnh Cut, Copy, Paste là Ctrl-A, dùng để chọn toàn bộ tài liệu, bảng tính hay tập tin (Select All). Trên thanh Ribbon, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt-H-S-L-A để truy xuất vào trình đơn Home --> Select --> Select --> Select All. Tuy nhiên, nếu không muốn chọn tất cả trong Word, bạn có thể đặt con trỏ chuột vào bất kì từ nào và nhấn đúp vào để chọn riêng từ đó, hoặc nhấn 3 lần để chọn toàn bộ đoạn văn bản có chứa từ đó. Trong Excel, hãy đặt con trỏ chuột vào bất kì ô dữ liệu nào và nhấn đúp vào đó để chỉnh sửa nội dung của ô được chọn.

5. Print & Print Preview

Lệnh Print Preview dùng để xem tài liệu/bảng tính trước khi thực hiện lệnh Print để in.

Thao tác in ấn trong Word và Excel rất đơn giản. Một số người dùng trước khi in ra giấy thường có thói quen chọn lệnh Print Preview để xem trước cách bố cục của toàn bộ tài liệu Word hay bảng tính Excel. Để in, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl-P hay Ctrl-Shift-F12, còn lệnh Print Preview có thể được thực hiện bằng phím tắt Ctrl-F2. Trên thanh Ribbon, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt-F-P để truy xuất vào cả trình đơn File --> Print và Print Preview bởi vì trước khi chọn lệnh Print thì cửa sổ Print Preview sẽ hiển thị trước.

6. GoTo

Tính năng GoTo có thể đưa bạn đến một ô bảng tính hay một trang tài liệu cụ thể.

Tính năng GoTo sẽ giúp bạn đi đến một địa chỉ ô cụ thể trong Excel hay đi đến một trang cụ thể trong Word. Bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl-G hay phím F5, hoặc sử dụng các phím tắt trên thanh Ribbon là Alt-H-F-D-G để vào trình đơn Home --> Find --> GoTo, bạn có thể mở nhanh hộp thoại để nhập địa chỉ ô hoặc trang cần di chuyển nhanh đến.

7. Home

Trong Word, phím Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về đầu dòng hiện tại còn tổ hợp phím Ctrl-Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về đầu tài liệu. Trong khi đó, khi nhấn phím Home trong Excel, bạn sẽ có thể di chuyển nhanh con trỏ chuột về ô đầu tiên của một dòng và tổ hợp phím Ctrl-Home sẽ di chuyển con trỏ chuột về vị trí ô đầu tiên trong bảng tính là ô A1.

8. Ctrl

Trong Word, khi nhấn tổ hợp phím Ctrl-mũi tên về bên phải, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột qua phải một từ. Ngược lại, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột qua trái một từ khi nhấn tổ hợp phím Ctrl-mũi tên bên trái.

Trong khi đó, các tổ hợp phím Ctrl-mũi tên lên trên và Ctrl-mũi tên xuống dưới sẽ có chức năng di chuyển con trỏ chuột lên hoặc xuống mỗi lần một đoạn văn bản. Ngoài ra, bạn có thể dùng các phím Ctrl-Page Down và Ctrl-Page Up để di chuyển con trỏ chuột xuống hoặc lên mỗi lần một trang văn bản.

Đối với người dùng Excel, thao tác nhấn phím Ctrl kết hợp với các mũi tên điều hướng sẽ có chức năng tương tự với khi nhấn phím End cùng các mũi tên, dùng để di chuyển đến ô không trống (có chứa dữ liệu) kế tiếp. Các tổ hợp phím Ctrl-Page Up và Ctrl-Page Down sẽ giúp bạn di chuyển lướt qua lần lượt các thẻ của từng bảng tính (worksheet), trong đó Page Up để di chuyển từ trái qua phải còn Page Down theo chiều ngược lại.

9. Shift

Khi đang soạn thảo tài liệu Word, bạn có thể dùng phím Shift kết hợp với phím End để đánh dấu khối văn bản từ vị trí con trỏ chuột đến cuối dòng, hay tổ hợp phím Shift-Home để đánh dấu từ con trỏ chuột về đầu dòng.

Các phím Shift-End-mũi tên xuống sẽ mở rộng thao tác đánh dấu khối đến dòng kế tiếp trong khi phím Shift-Home-mũi tên lên sẽ đánh dấu theo chiều ngược lại.

Các phím tắt Shift-Page Up và Shift-Page Down sẽ di chuyển con trỏ chuột lên hoặc xuống một màn hình mỗi lần (khoảng một phần ba của trang). Đối với Excel, các phím Shift-End-mũi tên xuống và Shift-End-mũi tên lên dùng để đánh dấu các ô kể từ vị trí con trỏ chuột xuống hoặc lên một khối các dòng dữ liệu.

Các phím Shift-End-mũi tên qua phải và Shift-End-mũi tên qua trái dùng để đánh dấu tính từ vị trí con trỏ chuột qua phải hoặc qua trái một khối dữ liệu. Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Shift-Home để đánh dấu từ vị trí con trỏ chuột trở về ô đầu tiên của bất kì dòng nào, cho dù các ô có hay không có chứa dữ liệu.

10. End

Phím End trong phần mềm Word dùng để di chuyển con trỏ chuột về cuối dòng còn tổ hợp phím Ctrl-End để di chuyển đến cuối tài liệu. Trong Excel, phím End có nhiều chức năng hơn. Khi đang ở trong chế độ Edit Mode, phím này sẽ di chuyển con trỏ chuột về cuối dòng nội dung của ô. Đối với toàn bộ bảng tính, phím End có thể kết hợp với các phím mũi tên để điều hướng đến những vị trí xác định.

Theo PC World VN.

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG

QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN

QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN Nỗ lực tìm một CEO (tổng giám đốc) chuyên nghiệp với kỳ vọng người này sẽ đồng hành, gắn bó lâu dài là tâm lý chung của đa số doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, trên thực tế, những cuộc “hôn nhân” đó đều chấm dứt chỉ sau một thời gian ngắn. Khi có sự thay đổi lớn về chiến lược, chẳng hạn như tái cấu trúc, chuẩn bị mua bán – sáp nhập, mở rộng vốn đầu tư và thị trường, các chủ doanh nghiệp thường có nhu cầu tìm kiếm một tướng giỏi để giúp họ lèo lái công việc. Song, khi đã thành công hoặc tạm thành công với chiến lược mới, dấu hiệu rạn nứt giữa đôi bên bắt đầu xảy ra và CEO phải ra đi. Ông Robert Trần, CEO Công ty Robenny khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyên tư vấn và cho thuê CEO, khuyên, các ông chủ doanh nghiệp đừng quá kỳ vọng vào một cuộc hôn nhân bền vững, lâu dài. “Doanh nghiệp Việt nên thay đổi quan niệm, chọn đúng CEO vào đúng từng giai đoạn phát triển của công ty”, ông nói. Đây cũng là cách thức mà các nước phát triển đã áp dụng thành công.

Khi nào tôi cần thuê CEO?
Nam Long là một tập đoàn chuyên đầu tư và kinh doanh bất động sản đã trải qua 18 năm tồn tại, có 8 công ty con và đang hoạt động mạnh trong 3 lĩnh vực: phát triển quỹ đất, nhà ở và các dự án văn phòng, trung tâm thương mại. Với quy mô ngày càng lớn, ông Nguyễn Xuân Quang, Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Long, cho biết ông muốn tìm một CEO chuyên nghiệp nhưng 5 năm rồi vẫn chưa tìm được.
Không giống như Nam Long, các công ty như Đồng Tâm, Giấy Sài Gòn đều đã thuê CEO, nhưng rồi họ cũng ra đi. Sau các cuộc chia tay đó, ông Võ Quốc Thắng, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Đồng Tâm và ông Cao Tiến Vị, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Giấy Sài Gòn, đã có những trải nghiệm quý giá chia sẻ với gần 200 doanh nhân tại buổi Tọa đàm “Finding CEO – Gian nan đường tìm tướng giỏi” do Nhịp Cầu Đầu Tư tổ chức vào cuối tháng 10 vừa qua.
Theo ông Robert Trần, mỗi doanh nghiệp đều trải qua 3 giai đoạn phát triển: bắt đầu phát triển, phát triển và phát triển bền vững. Ở mỗi giai đoạn doanh nghiệp sẽ có mục tiêu khác nhau nên nhu cầu thuê CEO cũng khác nhau. Theo ông, đa số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam hiện nay ở giai đoạn đang phát triển, nhưng chính xác là vào đầu, giữa hay cuối giai đoạn thì chủ doanh nghiệp cần phải xác định rõ.
Năm 2007, Đồng Tâm là 1 trong 2 doanh nghiệp lớn của Việt Nam được Bộ Khoa học Công nghệ chọn triển khai thí điểm dự án “Vươn tới đỉnh cao” (BiC – Best in Class), xây dựng những thương hiệu lớn của Việt Nam vươn lên tầm khu vực. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải tái cấu trúc dây chuyền sản xuất, nhân sự… Chủ tịch Võ Quốc Thắng đã mời ông Etienne Lucien Laude (quốc tịch Pháp), từng là CEO Công ty Thiết bị Điện Schneider Vietnam, về giữ chức CEO của Đồng Tâm.
Về Đồng Tâm tháng 8.2008, ông Laude đã bắt tay triển khai module đầu tiên về quản lý sản xuất theo BiC, giúp tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, hạn chế tồn kho… Tuy nhiên, cuối tháng 9 vừa qua, Tập đoàn Đồng Tâm đã kết thúc hợp đồng 2 năm với CEO người Pháp này, dù những module quan trọng của quá trình tái cấu trúc vẫn chưa kết thúc.
Giống như Đồng Tâm, đầu năm 2003, Giấy Sài Gòn tiến hành cổ phần hóa, ông Vị đã bắt đầu nghĩ đến việc thay đổi mô hình quản trị từ gia đình sang kiểu quản lý chuyên nghiệp thường thấy ở nhiều tập đoàn đa quốc gia, thuê CEO điều hành Công ty, còn ông lui về làm chiến lược. Đến năm 2008, Giấy Sài Gòn quyết định tăng vốn, mở rộng đầu tư và đã mời ông Trần Xuân Nam về làm CEO. Ông Nam từng là giám đốc tài chính của nhiều công ty lớn như Đồ gỗ Scancom Việt Nam (Đan Mạch), Coca-Cola Việt Nam, Tập đoàn Kinh Đô và là Phó Giám đốc Công ty Gỗ Trường Thành. Với kinh nghiệm và chuyên môn về tài chính, ông Nam đã rất thành công trong việc huy động vốn cho Công ty. Tuy nhiên, khi Giấy Sài Gòn đặt ra chỉ tiêu duy trì và tăng trưởng doanh thu trong thời kỳ khủng hoảng tài chính toàn cầu thì sở trường tài chính của vị CEO mới không còn phù hợp. Cuối năm 2008, ông Nam từ chức.
Lúc này, ông Vị đã mời ông Huỳnh Văn Rô, vốn giỏi trong lĩnh vực bán hàng, về thay ông Nam. Năm 2008, dưới thời ông Rô, tốc độ tăng trưởng của Giấy Sài Gòn có phần ổn định, song tình hình nhân sự lại có nhiều xáo trộn, không ít người giỏi đã ra đi. Đến cuối năm 2009 ông Rô cũng rời Giấy Sài Gòn, ông Vị lại trở về với vai trò CEO.
Cũng với mục đích thay đổi chiến lược, năm 2009, Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa quyết định mở rộng thị trường ở nước ngoài, tham vọng xây dựng thương hiệu toàn cầu và mời ông Đỗ Hòa về làm CEO. Ông Hòa từng có hơn 10 năm làm CEO cho các công ty thương mại nước ngoài và Giám đốc Chiến lược Khu vực Đông Nam Á cùng với New Zealand và Úc của Tập đoàn Shell (Hà Lan) suốt 9 năm, trong đó có 2 năm làm chuyên gia cao cấp của Shell tại Indonesia. Tuy nhiên, sau 1 năm, ông Hòa cũng rời Kềm Nghĩa với lý do không đồng quan điểm về chiến lược phát triển của Công ty. Sau 1 năm ông Hòa làm CEO, doanh số của Kềm Nghĩa đã tăng từ 13% lên 21%, ngay trong giai đoạn khủng hoảng tài chính toàn cầu và doanh số của toàn ngành lúc đó giảm đến 40%.
Dù đều có kết cục chung đường ai nấy đi, nhưng sau những cuộc chia tay này ông Robert Trần cho rằng, các ông chủ doanh nghiệp nói trên vẫn đạt được những thành công nhất định vì đã chọn đúng CEO vào đúng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đến đây một câu hỏi khó lại được đặt ra là biết tìm ở đâu những CEO như vậy.
CEO đến từ đâu?
Theo ông Robert Trần, có 3 nguồn thuê CEO là người Việt làm quản lý tại các công ty đa quốc gia, Việt kiều và nhà quản lý người nước ngoài.
Nhóm CEO người Việt có mặt mạnh là am hiểu thị trường, có nhiệt huyết và tham vọng phát triển nhanh. Đặc biệt, họ cùng có chung ngôn ngữ, am hiểu văn hóa làm việc của người Việt. Trong khi đó, các CEO là Việt kiều đa số có kinh nghiệm quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia và lợi thế của họ là giỏi ngoại ngữ, biết văn hóa làm việc ở trong nước và cả nước ngoài. Cuối cùng là CEO người nước ngoài, với lợi thế được đào tạo và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp của các tập đoàn đa quốc gia, hiểu thị trường nước ngoài.